Até pelo caso do escândalo contábil das Americanas, e o questionamento sobre como as auditorias interna e externa não pegaram o problema e a diferença de bilhões, o tema do comitê de auditoria, mais conhecido como Coaud, está em destaque.
Ao mesmo tempo, estamos em uma época do início do ano, em que as boas práticas de governança exigem que façamos uma auto avaliação formal, que também é um momento interessante para refletir sobre os trabalhos feitos no ano passado e planejar o que queremos fazer neste que se inicia, e as melhorias e ajustes necessários, até para que possa ser apresentado ao Conselho de Administração.
A auto avaliação no comitê de auditoria é importante porque:
Permite ao comitê avaliar sua própria eficácia e identificar pontos fortes e fracos.
Ajuda a garantir que o comitê esteja cumprindo suas responsabilidades de forma adequada.
Oferece oportunidades para o comitê melhorar suas práticas e processos.
Fomenta a responsabilidade e transparência do comitê.
Hora então de se fazer uma série de perguntas, como para começar até por causa das Americanas, e das lições aprendidas com os erros dos outros, se temos certeza de que estamos concentrando nossa revisão dos relatórios financeiros adequadamente nas áreas de maior risco, que requerem julgamento da administração ou são mais suscetíveis a erros ou fraudes?
No caso das Americanas, foram as chamadas operações de crédito de risco sacado, mas poderia ser outras na sua empresa, por isto fundamental entender o negócio e características da mesma, e como isto se reflete na contabilidade e demonstrativos. Fundamental entender as principais mudanças nas contas no período e os motivos pelos quais aconteceu.
Além da análise dos demonstrativos, cada vez mais os comitês de auditoria precisam focar sua atenção e trabalho para a gestão de riscos, por isto o segundo ponto fundamental nesta auto avaliação: pensar em quais áreas de maior risco devemos dedicar mais atenção? Com quais temas de menor risco estamos gastando tempo desproporcional e, por isso, devemos avaliar um tratamento diferente?
Obviamente que isto vai depender da empresa, seu segmento de atuação, os produtos que lida, o público que atende, o grau de maturidade dos seus processos e sistemas, o nível das pessoas, e por aí vai. Mais uma vez fundamental que conheça muito bem sua empresa e todos estes aspectos para poder atuar na identificação, mensuração, análise e na gestão destes riscos.
Dando seguimento, a próxima pergunta a ser feita nesta auto avaliação é se os materiais informativos nos ajudam a entender facilmente os problemas e o contexto dos temas abordados nas reuniões, ou o volume de material prejudica as mensagens centrais? Que informações adicionais ou diferentes devemos obter?
Aqui normalmente temos dois problemas opostos, e o pior deles na minha opinião é quando falta material e informações, não lhe permitindo atuar de forma adequada, e provavelmente este pode ter sido o caso das Americanas. Mas existe a situação oposta, de que o grande volume de informações pode até atrapalhar, pois vai perder o foco e se perder no mar de números, não dando atenção no que realmente é importante.
O desafio aqui é conseguir o que precisa e buscar eficiência. Importante sempre estar buscando as informações e dados que precisa para fazer seu trabalho de forma adequada. Isto pode parecer óbvio e fácil, mas na prática do dia a dia nem sempre o é.
Outra pergunta importante de se fazer neste momento é: o que podemos fazer de forma diferente nas reuniões para melhorar o conteúdo da discussão? Ou até se precisamos de mais tempo ou maior número de reuniões?
A gestão do tempo do comitê é importante, mas também do tempo do pessoal da gestão, que está lhe suportando, e que tem muitas outras responsabilidades e metas para atingir no seu dia a dia, então não pode ficar perdendo tempo com discussões intermináveis e teóricas, mas sim tentar ser mais objetivo. Mas não dá também para correr demais e ser superficial, sem deixar assim de ter a devida diligência apenas para economizar tempo. A busca deste equilíbrio é uma arte.
Depois é hora de pensar em como asseguramos o nível certo de engajamento com a administração para compreender as competências e os padrões éticos dos seus integrantes?
Interação e proximidade com os times executivos e de gestão, em especial da contabilidade, finanças, riscos, TI, e obviamente o Conselho, além também das auditorias internas e externas, e até em alguns casos os reguladores, faz parte do dia a dia dos membros deste comitê, para saber e conhecer bem quem é quem.
Outra questão importante de se pensar, são as medidas que podemos tomar para melhorar nosso relacionamento com a auditoria interna e os auditores independentes? Fundamental de que este comitê seja próximo e trabalhem juntos e alinhados, sem perder obviamente sua essencial independência, com os times das auditorias internas e externas. Não dá para uma estar vendo uma coisa que acha relevante e nós olhando outra que achamos mais relevantes.
Precisa haver alinhamento, e seguir os conceitos de linhas de defesa. Neste sentido é hajam encontros privados com cada um destas áreas até para incentivar um diálogo mais aberto e profundo, aonde vamos poder discutir temas sem a preocupação de outras áreas envolvidas estarem participando, e assim deixando constrangidos de falar o que é preciso. De fazer os comentários necessários e dar sua opinião pessoal.
Mais outra pergunta a ser feita neste exercício é: se estamos recebendo o suporte necessário de recursos internos e externos? Importante que tenha todo o suporte necessário para exercer suas funções e tarefas. Se não está tendo, sua obrigação de pedir o que precisa. Não pode depois usar isto como desculpa para erros e problemas por falta de recursos. Deixe o que precisa sempre claro.
Mas e quanto ao time do Coaud, será que temos as habilidades ou experiências necessárias entre os membros, ou será que poderíamos ter algo adicional que poderia ser útil ter no nosso comitê? Elas podem ser desenvolvidas por meio de treinamento ou devemos incluir um novo membro? Acho importante a diversidade, não apenas de sexo ou cor, mas principalmente do conhecimento e da experiência em áreas distintas.
E nos comitês de risco e auditoria que participo fazemos muito bem isto, pois já percebi que ajuda bastante no resultado final. Inclusive de ouvir a opinião (sincera) de outros que nem sempre são tão especialistas ou experientes no tema discutido, mas que vem com uma visão fora da caixa que faz bem para pararmos e pensarmos e avaliarmos se faz ou não sentido.
Outro tema a ser pensado é: se existem outros comitês do conselho de administração (por exemplo, o comitê de remuneração) têm responsabilidades que se sobrepõem ao escopo da nossa atuação? Como nos coordenamos com eles para abordar questões de interesse mútuo? Importante que cada um tenha seu mandato e escopo bem definido, mas inevitavelmente vão aparecer temas aonde haverá interesse e participação, mesmo de indireta, de mais de um comitê.
O que fazemos em um dos bancos que trabalho quando isto acontece, é primeiro conversar e alinhar qual o interesse e foco de cada um no tema, depois convidar para que o tema seja apresentado e discutido em uma reunião comum. Outra medida que sempre faço é convidar antecipadamente como ouvinte os membros de outro comitê quando acho que o tema é do interesse deles.
Estas são algumas das perguntas que devemos nos fazer para parar e pensar no trabalho feito e a ser feito. Isto é a base de uma auto avaliação pessoal, que vou tratar em um próximo post de reflexões, pois este já está ficando longo demais. Mas espero que tenha conseguido ajudar a outros membros de comitês a pensar no tema da auto avaliação.