Introdução
A formação de comitês é um pilar fundamental da governança corporativa e gestão de riscos, especialmente em instituições financeiras. Embora diversas regulamentações exijam a implementação desses colegiados, frequentemente carecem de detalhes específicos sobre sua estrutura e funcionamento.
Diante dessa lacuna, o presente artigo tem como objetivo analisar o Regulamento do Comitê de Integridade do Banco Central do Brasil (CIBCB), instituído pela Resolução BCB nº 422, de 9 de outubro de 2024. Ao examinar as diretrizes estabelecidas pelo regulador, podemos extrair lições valiosas para a criação e gestão de comitês em diversas instituições, contribuindo para o aprimoramento das práticas de governança corporativa..
Regimento
Todo comitê deve possuir um documento formal, denominado regimento ou regulamento, que estabelece as normas e procedimentos a serem seguidos em suas atividades. Este documento é fundamental para garantir a transparência, a eficiência e a legitimidade das decisões tomadas pelo colegiado.
Objetivo
A definição do objetivo de um comitê é crucial para garantir sua eficácia. Um objetivo claro e conciso delimita o escopo de suas discussões e evita que o comitê se disperse em temas irrelevantes. A Resolução 422 exemplifica bem essa necessidade, ao definir o objetivo do CIBCB como:
'Art. 1º O Comitê de Integridade do Banco Central do Brasil – CIBCB tem como objetivo coordenar a estruturação, a execução e o monitoramento do Programa de Integridade no âmbito do Banco Central do Brasil.'
Membros
A composição do comitê, ou seja, a identificação dos membros que o integrarão, é outro ponto crucial a ser definido no regimento interno. Além de determinar os membros titulares, o regimento pode estabelecer a possibilidade de membros suplentes para substituírem os titulares em caso de ausência. É importante definir um quórum mínimo para garantir a legitimidade das decisões tomadas nas reuniões
"Art. 2º O CIBCB é composto pelos seguintes membros:
I - Secretário-Executivo, que o coordenará;
II - Auditor-Chefe do Banco Central do Brasil;
III - Corregedor-Geral do Banco Central do Brasil;
IV - Chefe do Departamento de Riscos Corporativos e Referências Operacionais –Deris;
V - Ouvidor do Banco Central do Brasil;
VI - Chefe da Secretaria de Governança, Articulação e Monitoramento Estratégico – Segov, que o secretariará;
VII - Chefe do Departamento de Gestão de Pessoas, Educação, Saúde e Organização – Depes;
VIII - Secretário-Executivo da Comissão de Ética do Banco Central do Brasil – CEBCB; e
IX - Chefe do Departamento de Comunicação – Comun."
Funcionamento
A próxima etapa é definir as regras de funcionamento do comitê. Nesta seção, abordaremos questões como: quem possui direito a voto, como são tomadas as decisões, o que ocorre em caso de ausência de membros e outros procedimentos relevantes para o bom andamento das atividades do colegiado.
"§ 1º O membro de que trata o inciso II do caput não terá direito a voto.
§ 2º Os membros terão como suplentes, nas ausências ou afastamentos, seus respectivos substitutos.
§ 3º No caso de impedimento do Secretário-Executivo, a coordenação do CIBCB será exercida pelo Chefe da Segov.
§ 4º A critério do coordenador, participarão das reuniões do CIBCB, sem direito a voto, servidores ou colaboradores com domínio técnico ou responsabilidades nos tópicos da pauta."
Periodicidade
É fundamental que o regimento interno estabeleça a frequência com que as reuniões do comitê ocorrerão, assim como o formato em que serão realizadas (presenciais, virtuais ou híbridas). Essa definição garante a regularidade das atividades do colegiado e facilita o planejamento das ações.
"Art. 3º O CIBCB reunir-se-á ordinariamente a cada três meses e, extraordinariamente, por convocação do coordenador.
§ 1º As reuniões do CIBCB serão instaladas com quórum mínimo de quatro membros votantes, entre eles o coordenador.
§ 2º As reuniões poderão ser presenciais, virtuais ou híbridas, a critério do coordenador.
§ 3º Os membros poderão participar das reuniões por meio de videoconferência."
Votação
O regimento interno deve definir o processo de tomada de decisões do comitê, incluindo as regras de votação.
"Art. 4º As deliberações do CIBCB devem ser tomadas por maioria simples.
Parágrafo único. Cabe ao coordenador o voto de desempate."
Responsabilidades
O fórum deve ter estabelecidas claramente as competências e responsabilidades de cada membro do comitê. Essa definição garante que todos conheçam seu papel e contribuam de forma eficaz para o alcance dos objetivos do colegiado. O regimento do BCB estipula primeiro as competências do próprio comitê e depois de alguns membros:
"Art. 5º Compete ao CIBCB:
I - coordenar a implementação do Programa de Integridade e exercer o seu monitoramento contínuo, visando a seu aperfeiçoamento na prevenção, na detecção e no combate à ocorrência de atos lesivos;
II - articular-se com as demais unidades do Banco Central do Brasil para a obtenção de informações necessárias ao monitoramento do Programa de Integridade;
III - coordenar a disseminação de informações sobre o Programa de Integridade;
IV - planejar ações de treinamento relacionadas ao Programa de Integridade, bem como atuar na orientação e no treinamento dos servidores do Banco Central do Brasil com relação aos temas atinentes ao programa;
V - propor estratégias para expansão do Programa de Integridade a fornecedores e terceiros que se relacionam com o Banco Central do Brasil;
VI - coordenar a elaboração e a revisão do Plano de Integridade, com vistas à prevenção e à mitigação de vulnerabilidades eventualmente identificadas;
VII - apreciar as ações e as medidas propostas para constar no Plano de Integridade;
VIII - realizar o monitoramento do Plano de Integridade trimestralmente;
IX - avaliar a implementação das ações e medidas estabelecidas nos planos de integridade;
X - submeter à aprovação do Comitê de Governança, Riscos e Controles – GRC:
a) a cada dois anos, proposta de plano de integridade;
b) eventuais ajustes no Plano de Integridade vigente; e
c) sempre que necessário, recomendações relativas à integridade, visando garantir a coerência e a coordenação dos programas e das políticas de governança pública;
XI - prestar contas ao GRC da implantação das ações do Plano de Integridade e das atividades do CIBCB anualmente;
XII - comunicar ao GRC quaisquer fatos que possam comprometer a integridade institucional;
XIII - assessorar o GRC nos assuntos relacionados ao Programa de Integridade;
XIV - apoiar o Deris no levantamento de riscos para a integridade;
XV - analisar os resultados do levantamento de riscos para a integridade, visando à proposição de medidas de tratamento;
XVI - zelar pela observância da Política de Conformidade (Compliance) do Banco Central do Brasil – PCO-BCB, no que se refere à integridade;
XVII - propor ao GRC revisões na PCO-BCB, no que se refere à integridade;
XVIII - supervisionar a execução da Política de Transparência do Banco Central do Brasil;
XIX - propor a revisão da Política de Transparência do Banco Central do Brasil;
XX - atuar como unidade setorial do Sistema de Integridade Pública do Poder Executivo Federal;
XXI - reportar as situações que comprometam o Programa de Integridade ao órgão central do Sistema de Integridade Pública do Poder Executivo Federal e adotar as medidas necessárias para sua remediação;
XXII - participar de atividades que exijam a execução de ações conjuntas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Integridade Pública do Poder Executivo Federal;
XXIII - identificar eventuais vulnerabilidades à integridade nos trabalhos desenvolvidos no Banco Central do Brasil, propondo, em conjunto com outras unidades, ações e medidas para mitigação; e
XXIV - promover outras ações relacionadas à gestão da integridade, em conjunto com as demais áreas do Banco Central do Brasil.
Art. 6º Compete ao coordenador do CIBCB:
I - presidir as reuniões do CIBCB;
II - zelar pelo cumprimento das atribuições e responsabilidades do CIBCB;
III - orientar os trabalhos do CIBCB, ordenar os debates e concluir as deliberações;
IV - encaminhar convite a outros servidores do Banco Central do Brasil e a representantes externos para participar das reuniões do CIBCB, sem direito a voto; e
V - relatar ao GRC o andamento das ações do Plano de Integridade.
Art. 7º Compete à Segov:
I - expedir os atos de convocação e os convites para a participação nas reuniões;
II - elaborar as pautas e as atas das reuniões, mantendo-as em espaço próprio;
III - publicar as atas das reuniões do CIBCB no sítio da intranet do Banco Central do Brasil, em seção específica sobre o tema;
IV - agendar as reuniões e encaminhar previamente aos membros os documentos necessários;
V - viabilizar a execução operacional das atribuições do CIBCB quando demandadas pelo comitê ou pelo seu coordenador;
VI - coordenar a prestação de contas anual ao GRC acerca da implantação das ações do Plano de Integridade e das atividades do CIBCB;
VII - coordenar o trabalho de elaboração e de acompanhamento do Plano de Integridade pelo CIBCB; e
VIII - prestar assessoria técnica e apoio administrativo ao CIBCB."
Exceções
Por fim, deve prever as exceções e os casos especiais que possam ocorrer durante as atividades do comitê. Essa definição antecipada evita imprevistos e garante a aplicação consistente das normas:
"Art. 8º Os casos omissos serão deliberados pelo CIBCB.
Parágrafo único. O coordenador poderá decidir nos casos de urgência, com comunicação ao CIBCB em reunião subsequente."
Conclusão
Em resumo, a estruturação eficaz de um comitê é fundamental para garantir o sucesso de suas atividades. Um regimento interno bem elaborado, que define claramente as regras de funcionamento, as responsabilidades de cada membro, os processos decisórios e os procedimentos para lidar com situações excepcionais, é essencial para:
Transparência e equidade: As regras claras garantem que todos os membros conheçam seus direitos e deveres, evitando conflitos e garantindo a tomada de decisões justas e transparentes.
Eficiência: Um comitê bem estruturado opera de forma mais eficiente, pois todos os membros sabem qual é o seu papel e como contribuir para o alcance dos objetivos.
Consistência: As normas e procedimentos estabelecidos no regimento interno garantem a consistência das ações do comitê ao longo do tempo.
Legitimidade: Um comitê com um regimento interno sólido e bem aplicado tem maior legitimidade para tomar decisões e representar os interesses dos seus membros.
Agradeço a sua leitura e espero que este artigo tenha contribuído para a sua compreensão da importância de um comitê bem estruturado. Ao elaborar um regimento interno completo e detalhado, você estará dando um passo importante para garantir o sucesso do seu comitê.
Lembre-se: Um comitê bem estruturado é uma ferramenta valiosa para a tomada de decisões coletivas, a resolução de problemas e a representação de interesses. Ao investir tempo e esforço na sua estruturação, você estará contribuindo para o fortalecimento da sua organização.