Uma das atividades fundamentais realizadas por especialistas em controle interno e auditores internos é o mapeamento dos processos operacionais que serão avaliados.
Antes de tudo, é importante entender que um processo operacional é um conjunto de tarefas logicamente organizadas com o objetivo de entregar produtos ou serviços que agreguem valor. Ele permite que a gestão aloque melhor recursos, ações e decisões para alcançar metas e objetivos estratégicos. Assim, fica claro que um processo só faz sentido se estiver conectado à estratégia da empresa.
Outro ponto importante é que cada processo deve ter um gestor responsável que desempenhe as funções de gestão — planejar, organizar, dirigir, executar e monitorar. Esse gestor também responde pela gestão de riscos e pelo sistema de controles internos do processo.
O mapeamento de processos é uma prática essencial tanto ao modelar novos processos quanto ao avaliar os existentes, para verificar se são eficientes, eficazes e econômicos. Além disso, o mapeamento é indispensável para analisar se o sistema de controles internos é suficiente para manter os riscos em níveis aceitáveis, alinhados ao apetite de risco da organização.
Em uma auditoria de desempenho ou operacional, o mapeamento faz parte da fase de planejamento.
Atualmente, é muito comum usar a metodologia BPM para desenhar processos, mas ela não distingue claramente uma tarefa de um controle interno. Como resultado, o diagrama frequentemente se parece mais com um blocograma do que com um fluxograma útil para uma avaliação mais precisa.
Este artigo propõe uma reflexão: como podemos aprimorar esse mapeamento, tornando-o mais simples e, ao mesmo tempo, mais eficaz para avaliar tanto o processo quanto o sistema de controles internos?
O primeiro ponto diz respeito à forma como o processo é mapeado. Funciona melhor quando conduzido por meio de entrevistas planejadas com quem executa as tarefas no dia a dia. Nessas entrevistas, o especialista ou auditor precisa ter habilidade para identificar claramente o que é tarefa e o que é controle.
Simplificando:
Um controle interno é uma ação voltada a reduzir a probabilidade de materialização de um risco. Por exemplo: revisar, conferir, recalcular, aprovar, autorizar, entre outras.
Um controle é um ponto de decisão: se tudo estiver correto, o processo segue; caso contrário, volta para correção. No fluxograma, o controle deve ser representado por um losango (também chamado de gateway).
Por outro lado:
Uma tarefa é uma ação de execução, como registrar, demonstrar, arquivar ou relacionar informações. No fluxograma, ela é representada por um retângulo.
[IMAGEM: https://media.licdn.com/dms/image/v2/D4D12AQEEq2GCOAj4hg/article-inline_image-shrink_1000_1488/B4DZdB1tl_HMAQ-/0/1749156289388?e=2147483647&v=beta&t=B8epsHKHwmCQerIuyIOrx3yfkagOLM0hS_S2HrEjuyY]
Com isso, perceba como podemos simplificar: basta usar três símbolos para criar o fluxograma:
Um círculo para marcar início e fim do processo,
Um retângulo para as tarefas,
E um losango para os controles.
Esse modelo torna o fluxograma mais claro, objetivo e fácil de usar na avaliação.
Gosto particularmente de usar o formato “swimlane” no fluxograma, em que faixas horizontais indicam os papéis ou funções envolvidos no processo. Isso ajuda a visualizar melhor se há uma boa segregação de responsabilidades, essencial para evitar falhas.
Tenha em mente: o fluxograma deve sempre representar o processo como ele é atualmente executado, não como gostaríamos que fosse. Portanto, após o mapeamento, é essencial validá-lo por meio de um walkthrough, ou seja, percorrendo o processo junto com o responsável para confirmar que o que está descrito é preciso.
Ao final, teremos uma visão clara de:
Todas as tarefas do processo,
Todos os controles internos existentes.
Esses elementos são a base para avaliar:
Se o processo é eficiente e eficaz,
Se o sistema de controles internos é suficiente e eficaz.
Todos os controles internos identificados devem ser registrados na matriz de controles internos, onde serão organizados para facilitar a análise.
Muitas vezes me perguntam: “É necessário identificar riscos no fluxograma?” Minha resposta: não é obrigatório, mas também não há problema em fazê-lo. Se desejar, você pode incluir essa informação, vinculando-a à matriz de riscos do processo.
Espero que este artigo tenha ajudado você a refletir sobre o tema e, quem sabe, aprimorar seu processo de mapeamento de processos operacionais.
Desejo grande sucesso e seja feliz!